Gestire al meglio tutte le nostre attività quotidiane è sempre più complesso: appuntamenti con clienti, attività da completare e scadenze da rispettare…
Nelle nostre agende se ne aggiungono e se ne spostano in continuazione, e dimenticarne anche solo una, rischia di comportare conseguenze pesanti: una figuraccia con un cliente, una sanzione per un pagamento fatto in ritardo…
In questo articolo voglio condividere con te la soluzione che ho adottato per avere tutti gli impegni sotto controllo.
I vantaggi che ne ho avuto sono stati tanti e importanti: seguimi in questa guida e te li spiegherò ad uno ad uno.
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La soluzione: l’agenda in Cloud
La soluzione che ho adottato per gestire al meglio i miei impegni è un’agenda in Cloud, che mi permette di creare e gestire appuntamenti e promemoria da diversi dispositivi e condividere gli appuntamenti tra più utenti.
Il prodotto che ho scelto per gestire in Cloud la mia agenda è Google Calendar: uno strumento semplice, flessibile, gratuito e alla portata di tutti.
Per mostrarti le numerose funzioni e l’utilità di ciascuna, ti racconterò dei casi reali della nostra attività quotidiana.
Gestire scadenze e impegni, anche ricorrenti
Nel nostro lavoro di professionisti, quasi quotidianamente ci sono scadenze da rispettare. Nel nostro caso di commercialisti, sono scadenze fiscali. Ho riportato tutte queste scadenze ricorrenti su un calendario dedicato, in modo da essere sicura di rispettare questi impegni, senza rischi di sanzioni per mancati pagamenti. Grazie a questa pianificazione, posso anche organizzare in anticipo i flussi di denaro in uscita.
Gli eventi ricorrenti sono utili anche come promemoria di impegni periodici, come semplicemente ricordarsi di fare i backup giornalieri dei dati del PC. Posso infine assegnare un colore diverso agli impegni, per distinguere quelli lavorativi da quelli personali.
Consultare agenda ovunque
Ieri era domenica e, mentre ero al parco con mia figlia, mi ha chiamata un cliente per fissare un appuntamento. Ho controllato in tempo reale la mia disponibilità sullo smartphone e abbiamo scelto insieme la data e l’orario migliore. Ho quindi creato un appuntamento direttamente sullo smartphone, e oggi ho ritrovato questo appuntamento nella mia agenda anche in ufficio.
Ogni appuntamento in Calendar infatti è salvato nel Cloud, ed è quindi visibile e gestibile da qualsiasi punto di accesso: computer, tablet e smartphone. Ho quindi il vantaggio di avere l’agenda sempre sincronizzata, senza avere impegni segnati su agende diverse.
Ricevere un promemoria al momento giusto
Organizzare al meglio gli impegni non basta, se poi non ce ne ricordiamo al momento giusto! Fortunatamente, ad ogni appuntamento può essere associato un promemoria, da visualizzare su tutti i miei dispositivi; posso chiedere anche di inviarmi una e-mail di notifica.
Posso impostare il tempo di preavviso più adatto, da pochi minuti fino ad alcuni giorni. È possibile anche aggiungere una nota, come ad esempio l’elenco dei documenti necessari. È possibile infine notificare un impegno ad una altra persona via e-mail. In questo modo sono sicura di non perdermi mai un’appuntamento!
Spostare facilmente un appuntamento già in agenda
Quasi ogni mese, un vecchio cliente mi chiama per fissare un nostro appuntamento, che poi regolarmente diserta. Ormai, spostare il suo appuntamento è un… “appuntamento” fisso! Per fortuna, mi basta trascinare l’appuntamento sulla nuova data per aggiornare l’agenda, senza dover reinserire ogni volta tutti i dati.
Ritrovare un appuntamento in agenda
Ti è mai capitato di essere sicuro di dover fare qualcosa, ma non ricordare quando? A me sì! Ad esempio, ieri mi sono ricordata che tra qualche giorno è la scadenza dei termini di pagamento del mio fornitore di software; per (sua) fortuna, ho usato la funzione “Cerca” nella mia agenda, proprio come in un motore di ricerca, e ho ritrovato tutte le informazioni sulla scadenza: e il suo bonifico arriverà puntuale!
Essere più ordinati per essere più produttivi
Da quando ho introdotto l’agenda in Cloud per la gestione dei miei impegni, riesco facilmente a pianificare la mia giornata, tenendo sotto controllo il tempo che impiegherò per svolgere ciascuna attività.
Questo mi è molto utile per gestire i carichi di lavoro giorno per giorno, e per avere sempre una visione d’insieme degli impegni, grazie al planning giornaliero, settimanale e mensile.
In definitiva, sfruttando un nuovo strumento tecnologico, l’agenda in Cloud, ho ottenuto un grande vantaggio per la mia professione:
Risparmio tempo ed energie, per concentrarmi sulla mia attività principale!
A te la parola!
Questa è la mia esperienza positiva di come uno strumento innovativo ha migliorato il mio modo di lavorare.
Ma adesso voglio dare a te la parola: raccontaci nei commenti come gestisci i tuoi impegni; e, se hai già provato anche tu un’agenda in Cloud, qual è la tua esperienza?